Облагается ли ндфл стоимость спецодежды, выданной сотруднику аптеки? Подарки сотрудникам: оформление, налогообложение, учет Является ли доходом выданная спецодежда.

В ыдача организацией специальной и форменной одежды своим работникам регламентируется требованиями норм статьи 22 Трудового кодекса, согласно которой работодатель обязан обеспечивать своих работников оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения ими своих трудовых и должностных обязанностей. Именно к категории «иных средств» и относится спецодежда.

Необходимо различать две категории одежды, выдаваемой работодателем своим работникам: спецодежда, выдаваемая работникам, занятым на вредном производстве, и специальная одежда - корпоративная форма, или форменная одежда . Каждый вид одежды, приобретаемой для работников, имеет свои особенности.

В соответствии с требованиями статьи 221 Трудового кодекса для выполнения работ с вредными и/или опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением, работникам бесплатно выдаются сертифицированные специальные одежда и обувь . Такая одежда и обувь выдается в соответствии с:

• «Типовыми отраслевыми нормами», утв. постановлением Минтруда РФ от 30.12.1997 г. № 69 (далее - Постановление № 69);
• «Правилами обеспечения работников специальной одеждой, обувью и другими средствами индивидуальной защиты», утв. постановлением Минтруда РФ от 18.12.1998 г. № 51 (далее - Постановление № 51).

Приобретение средств индивидуальной защиты и обеспечение ими работников в соответствии с требованиями охраны труда производится за счет средств работодателя (ст. 212 и ст. 219 ТК РФ). Порядок обеспечения работников спецодеждой и спецсредствами защиты должен быть зафиксирован в трудовом (коллективном) договоре.

В соответствии с нормами трудового законодательства работодатель имеет право, с учетом мнения профсоюзной организации или иного представительного органа, избранного трудовым коллективом (например, Совет трудового коллектива, по своим правам и полномочиям являющийся аналогом профсоюзной организации), и исходя из финансового положения данной организации, устанавливать нормы выдачи спецодежды, отличные от отраслевых.

Для того чтобы к организации не были предъявлены претензии со стороны налоговых органов в неправомерном занижении налоговой базы по налогу на прибыль, особые нормы должны быть оговорены коллективным договором, внесены в трудовые договоры с сотрудниками и введены в действие внутренними нормативными документами организации. В ряде случаев организации, желая минимизировать бумажную работу, ограничиваются только внесением соответствующих пунктов в коллективный или трудовой договоры. Организации при этом исходят из того, что спецодежда предназначена для предотвращения или уменьшения воздействия на работников вредных и опасных факторов и в защите от загрязнения, что связано только с трудовыми отношениями.

Однако это слишком узкое рассмотрение проблемы. Так как расходы на приобретение спецодежды в соответствии со статьей 255 Налогового кодекса относятся к расходам на оплату труда, то эту категорию расходов надо прописать во внутренних документах организации. Кроме того, к расходам на оплату труда будут относиться и расходы на ремонт, замену, стирку, сушку спецодежды. Так как бремя доказательства обоснованности и оправданности расходов законодатель возлагает на налогоплательщика, то необходимо обосновать их необходимость во внутренних документах, а также прописать порядок учета и выдачи спецодежды в учетной и налоговой политиках организации.

Получаемая сотрудниками спецодежда остается в собственности организации. Такая спецодежда учитывается в составе материальных запасов. Так как ввиду особых условий работы срок ее полезного использования не превысит одного года, то пришедшая в негодность одежда списывается на основании актов.

Большие правовые и налоговые проблемы возникают с форменной одеждой (корпоративной формой) . Определение термина «форменная одежда» дано в письме Минфина РФ от 01.11.2005 г. № 03-03-04/2/99: форменная одежда не защищает работника от вредного и опасного воздействия окружающей среды или производственных факторов. Цель ношения производственной одежды состоит в доведении до потребителей информации о принадлежности работников к определенной организации. Логотип данной организации должен быть нанесен на саму одежду, а не на какие-либо ее элементы (например, галстук, шейный платок и т.д.). Позиция Минфина в части логотипа, конечно, спорна, но из-за отсутствия каких-либо других регламентирующих документов по этому вопросу, все-таки подлежит исполнению. В названном письме Минфин указал и другие требования к одежде, на основании которых она может быть признана в качестве форменной:

• одежда должна быть выполнена в единой цветовой гамме и на ней должен быть товарный знак или логотип фирмы;
• товарный знак должен быть нанесен непосредственно на одежду;
• форменная одежда выполняет представительские, а не защитные функции.

Выдача форменной одежды, соответствующей всем вышеприведенным требованиям, будет возможна только для работников сферы услуг (ресторанов, гостиниц, автосалонов). Но трудно представить себе работников банков или страховых компаний, одевающихся абсолютно одинаково и напоминающих, скорее, военнослужащих, чем финансистов. Обычно такие организации выдают своим сотрудникам, да и то только занятым непосредственным обслуживанием клиентов, какие-то элементы форменной одежды «фирменных» цветов: галстуки, косынки, шейные платки. Эти элементы одежды не будут считаться форменной одеждой.

Порядок и необходимость выдачи форменной одежды должен быть закреплен в трудовом и/или коллективном договоре. Кроме того, затраты на приобретение форменной одежды должны быть обоснованы, то есть направлены на получение прибыли. Причем перечень приобретаемых элементов форменной одежды не ограничен.

Судебно-арбитражная практика

Свернуть Показать

Предприятие общественного питания включило в состав расходов затраты на приобретение женских колготок для официанток. ИФНС № 22 по г. Москве эти расходы не признала в качестве обоснованных, заявив, что колготки - это предмет личного потребления. Однако ФАС Московского округа встал на сторону организации-налогоплательщика, подтвердив обоснованность затрат и то, что колготки являются необходимым элементом форменной одежды (постановление ФАС Московского округа от 02.08.2006 г. № КА-А40/6794-06).

Вообще в данном вопросе суды делают акцент на экономической обоснованности расходов и их направленности на получение прибыли (например, постановления ФАС Московского округа от 05.03.2005 г. № КА-А41/1387-05; Уральского округа от 07.06.2006 г. № Ф09-4680/06-С7). То есть в случае предъявления претензий со стороны налоговых органов у налогоплательщиков есть очень большая вероятность выиграть процесс, опираясь на положительную для них судебную практику. Для снижения риска проиграть процесс организации необходимо зафиксировать во внутренних документах порядок обеспечения сотрудников форменной одеждой, порядок ее выдачи и списания. Такое требование выдвигается и Минфином в письме от 01.11.2005 г. № 03-03-04/2/99, причем он почему-то делает акцент только на коллективном и/или трудовом договоре.

Еще одной важной проблемой является определение того, выдается форменная одежда работникам в пользование или в собственность . По мнению Минфина России, учесть затраты на приобретение форменной одежды в составе расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, можно только в том случае, если одежда передается сотрудникам в собственность (письмо от 09.10.2006 г. № 03-03-04/4/156). А статья 255 Налогового кодекса разрешает учесть расходы, если одежда передается в пользование работника. Передача форменной одежды в собственность приведет к возникновению налоговых последствий как у работников, так и у организации. Но эта проблема будет рассмотрена ниже.

Таким образом, Минфин произвольно сужает рамки расходов на форменную одежду: во-первых , с позиции внешнего вида форменной одежды; во-вторых , с точки зрения перехода ее в собственность работника. Такая точка зрения противоречит как требованиям налогового законодательства, так и элементарной экономической логике. Однако с ней нельзя не считаться, и, чтобы налоговые инспекторы не обернули ее против организации-налогоплательщика, необходима аргументированная и продуманная защита.

Проблемы отнесения на расходы

Приобретение спецодежды и форменной одежды для сотрудников организации будет относиться к категории материальных расходов . Согласно подпункту 3 пункта 1 статьи 254 НК РФ к материальным расходам относятся и затраты налогоплательщика на приобретение спецодежды и других средств индивидуальной защиты, предусмотренных законодательством и не являющихся амортизируемым имуществом. Кроме того, приобретение таких средств защиты за счет средств работодателя предусматривается и трудовым законодательством.

Пример 1

Свернуть Показать

В соответствии с типовыми отраслевыми нормами работодатель затратил на приобретение спецодежды 300 000 руб. из расчета один комплект спецодежды на год. Данные расходы будут полностью отнесены на расходы, включаемые в расчет налоговой базы по налогу на прибыль, так как они соответствуют типовым отраслевым нормам. Спецодежда будет выдаваться работникам бесплатно.

Определенной проблемой являются нормы, устанавливаемые работодателем с учетом мнения профсоюзного органа или иного представительного органа работников, которые будут превышать типовые отраслевые нормы. Согласно письму Минфина РФ от 14.11.2007 г. № 03-03-05/254 затраты на приобретение спецодежды и средств индивидуальной защиты относятся на расходы в пределах норм, установленных статьей 221 Трудового кодекса. А согласно указанной статье нормами будут считаться как типовые отраслевые, так и установленные самим работодателем. В любом случае расходы будут полностью относиться в уменьшение расчета по налогу на прибыль.

Пример 2

Свернуть Показать

В соответствии с решением профсоюзного собрания работников предприятия работодатель затратил на приобретение спецодежды 600 000 руб., исходя из расчета два комплекта на год, что превышало отраслевую норму в один комплект на год и на общую сумму в 300 000 руб. Однако все понесенные материальные расходы будут включаться в расчет налоговой базы по налогу на прибыль.

Но следует обратить внимание на такой факт, что затраты на спецодежду будут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль только в том случае, если выдача спецодежды предусмотрена законодательством РФ . В случае же если спецодежду организация выдает определенным категориям работников по своей инициативе, могут возникнуть проблемы с отнесением затрат на приобретение в состав расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль.

Пример 3

Свернуть Показать

В составе хозяйственного подразделения предприятия имеется подразделение рабочих, ремонтирующих офисную мебель. Для этих рабочих была приобретена спецодежда на сумму 100 000 руб. Так как типовыми отраслевыми нормами не предусматривается приобретение спецодежды для данной категории работников, то расходы будут производиться за счет чистой прибыли, остающейся в распоряжении организации (за счет фондов).

Именно такой позиции будут придерживаться налоговые органы при проверке организаций-налогоплательщиков. При этом инспекторы будут руководствоваться и нормами письма Минфина от 13.11.2007 г. № 03-03-06/1/811, которое прямо связывает отнесение затрат на приобретение спецодежды к материальным расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль, с тем фактором, предусмотрено это нормами законодательства РФ или нет.

Ряд налоговых инспекций слишком прямолинейно трактует указания Минфина и относит к материальным расходам расходы на приобретение спецодежды, только если она приобреталась в соответствии с отраслевыми нормами, и не признает в качестве расходов нормы, установленные самой организацией по согласованию с профсоюзом.

Однако такая позиция противоречит и налоговому законодательству, и требованиям письма Минфина РФ № 03-03-06/1/811. Данное письмо связывает уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль с тем, что такие нормы предусмотрены законодательством РФ. Законодательным актом, устанавливающим нормы расхода на спецодежду, является статья 221 Трудового кодекса, в которой указано, что для приобретения спецодежды организации могут руководствоваться как отраслевыми нормами, так и локальными нормами, установленными по договоренности с профсоюзом или советом трудового коллектива.

В ряде случаев наименование приобретенной спецодежды может отличаться от наименований спецодежды, предусмотренных законодательством РФ. Это касается, в частности, кредитных организаций, которые приобретают спецодежду для инкассаторов по нормам, законодательно предусмотренным для охранников. Такие расходы также можно отнести в состав материальных расходов. Для обоснования своей позиции следует ссылаться на письмо Минфина РФ от 05.04.2006 г. № 03-03-04/1/320, которое это прямо допускает и разрешает.

Для того чтобы затраты на спецодежду для работников, специальности которых не поименованы в отраслевых нормах, можно было бы отнести на расходы, уменьшающие налоговую базу по налогу на прибыль, а «одевать» такой персонал в какую-либо спецодежду все-таки необходимо, организации следует руководствоваться именно теми нормами статьи 221 Трудового кодекса, в которых предусмотрена возможность применения локальных норм, установленных самим предприятием. Другой вариант - отнесение расходов на чистую прибыль, что не всегда возможно из-за финансово-экономического положения самой организации.

Расходы на приобретение специальной одежды при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль в составе материальных расходов будут учитываться в полном объеме по мере передачи ее в пользование работника в соответствии с установленными нормами. В налоговом учете для расходов на приобретение спецодежды необходимо ввести специальный регистр или счет налогового учета (в зависимости от технологической системы налогового учета, принятой в организации). Выдаваемая спецодежда передается работникам только в пользование, собственником спецодежды является организация-работодатель.

К материальным расходам, учитываемым при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль, будут относиться и расходы организации на стирку, сушку, хранение, утилизацию специальной одежды. Это обусловлено как нормами трудового законодательства, так и пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса, согласно которому расходами признаются экономически оправданные и документально подтвержденные затраты. А затраты на приведение спецодежды в порядок и в соответствие с санитарно-гигиеническими нормами отвечают требованиям трудового законодательства. Кроме того, такая возможность должна быть обязательно прописана в коллективном договоре (или в трудовых договорах). Тогда вышеуказанные затраты можно будет отнести к материальным расходам, не опасаясь претензий со стороны налоговых органов.

Более сложной проблемой является приобретение форменной одежды для сотрудников. Минфин РФ придерживается мнения, что расходы на приобретение форменной одежды можно учесть в составе материальных расходов только в том случае, если форменная одежда передается в собственность работника (письма Минфина от 09.10.2006 г. № 03-03-04/4/156; от 25.06.2007 г. № 03-03-06/1/394; от 10.03.2006 г. № 03-03-04/1/203). Причем в этих письмах Минфин однозначно указал, что такие расходы организация не сможет включать в состав расходов, даже если они зафиксированы в трудовом или коллективном договоре.

Таким образом, Минфин сознательно сузил возможность законного уменьшения налоговой базы, не заботясь о том, что Налоговый кодекс вообще не рассматривает проблемы пользования и собственности. При этом главное финансовое ведомство страны также нарушило нормы гражданского законодательства, вольно трактуя термин «собственность».

В другом своем письме от 01.11.2005 г. № 03-03-04/2/99 Минфин указал, что расходы на приобретение форменной одежды можно учесть в случае, если ее приобретение обусловлено трудовым или коллективным договором. Однако налоговые инспекции будут руководствоваться при проверке удобным для них документом, сужающим расходную часть налоговой базы по налогу на прибыль.

Пример 4

Организация затратила на приобретение спецодежды и форменной одежды 1 000 000 руб. (700 000 руб. + 300 000 руб.). К расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль, будут отнесены 700 000 руб. А 300 000 руб. организация должна уплачивать за счет чистой прибыли (фондов).

Однако позиция Минфина противоречит статье 255 Налогового кодекса, в пятом пункте которой указывается, что расходы относятся к материальным и включаются в расчет налоговой базы по налогу на прибыль в случае, если одежда передается в личное пользование работника. Эта норма налогового законодательства соответствует требованиям гражданского законодательства. Позиция Минфина может быть оспорена только в судебном порядке. Причем в ходе арбитражного процесса организации будет необходимо сделать акцент на экономической обоснованности произведенных расходов и на их связанности с ее основной деятельностью.

В ряде случаев организации, желая минимизировать налоговые последствия безвозмездной передачи форменной одежды в собственность работника, относят ее на рекламные расходы. Но такие действия являются абсолютно неправомерными и непрофессиональными. Перечень рекламных расходов четко регламентирован Налоговым кодексом. Такие действия могут быть квалифицированы налоговыми инспекциями в качестве незаконной оптимизации налогообложения и повлекут применение серьезных штрафных санкций. Кроме того, ношение форменной одежды нельзя будет отнести к рекламным акциям, так как одетый «по форме» сотрудник не участвует в продвижении каких-либо изделий, продуктов и т.п. на рынке, а выполняет строго определенные функции, зафиксированные в трудовом договоре и его должностной инструкции.

Организация может выдавать форменную одежду работнику бесплатно, но может и выдавать ее за плату. Хозяйственная практика в данном вопросе обычно предусматривает частичную (неполную) оплату стоимости форменной одежды работником . При этом расходы, понесенные организацией на приобретение форменной одежды и компенсируемые работником, будут относиться к доходам от реализации согласно пунктам 1 и 2 статьи 249 Налогового кодекса.

Пример 5

Свернуть Показать

Организация выдала своим работникам в личное и постоянное пользование форменную одежду на условиях ее частичной оплаты. Стоимость одного комплекта форменной одежды составляет 5 000 руб. Работник оплачивает 50 процентов ее стоимости (с учетом НДС). Следовательно, затраты будут распределены следующим образом:

• 2 500 руб. будут включены в состав расходов на оплату труда;
• 2 950 руб. (2 500 руб. - компенсируемая стоимость одежды + 450 руб. - НДС) будут учитываться в составе доходов от реализации.

Конечно, такая система возможна, так же как и бесплатная выдача форменной одежды в личное и постоянное пользование. Но несмотря на привлекательную возможность частичной компенсации затрат, она имеет важный недостаток - необходимость исчислить и уплатить НДС. А сумма полученной частичной компенсации увеличит доходную часть расчетной налоговой базы по налогу на прибыль.

В связи с изложенным интересна позиция, указанная в письме УФНС РФ по г. Москве от 05.07.2007 г. № 20-12/064121. В нем Московское налоговое управление считает возможным отнести к расходам на оплату труда расходы на приобретение и изготовление форменной одежды, выдаваемой работникам в личное постоянное пользование. Но налоговое управление указало, что данное правило действует и в случае «… возврата данной форменной одежды при увольнении работника и ее последующей передачи вновь принятому работнику» .

Вышеуказанная проблема, из-за ее небольших финансовых объемов, еще не приняла масштабов значительного налогового бедствия для организаций. Однако противоречивость федерального законодательства и нормативных актов Министерства финансов впоследствии может потребовать от судебных инстанций четкого определения позиции по данному вопросу.

Выдача одежды и обложение НДФЛ и ЕСН

С приобретением и выдачей спецодежды проблем у организаций-налогоплательщиков с зарплатными налогами не возникает - спецодежда выдается работникам для защиты от вредного воздействия производственной и окружающей среды и для защиты их жизни и здоровья, и собственно выдача предусмотрена нормами трудового законодательства. А вот с выдачей форменной одежды возникают более серьезные налоговые последствия.

Выдачу форменной одежды работникам можно рассмотреть с позиции экономической логики и с позиции налогового администрирования. Если рассматривать выдачу форменной одежды с позиции экономической логики, то у работника не возникает дохода, так как выданная форменная одежда предназначена для использования только в период нахождения на работе и используется им для более эффективного исполнения своих обязанностей. А если руководствоваться статьей 41 Налогового кодекса, то у работника вообще не возникает налогооблагаемого дохода. С точки зрения налогового администрирования у работника возникает налогооблагаемый доход, так как ему в личное и постоянное пользование передана некая вещь, имеющая стоимость. Поэтому имеет место безвозмездная передача, являющаяся реализацией.

Минфин при этом не смущает даже полная абсурдность собственной позиции и ее несоответствие нормам налогового законодательства. Если следовать логике Минфина, то в состав налоговой базы по НДФЛ должна включаться стоимость канцелярских товаров, календарей и ежедневников с фирменной символикой, потому что они также передаются в личное и постоянное пользование работникам и также имеют стоимостную оценку. Понять причины такой позиции можно: появляется возможность дополнительных налоговых платежей в бюджет. Однако в этом случае позиция финансового ведомства поддерживается и рядом арбитражных судов (см., в частности, постановление ФАС Волго-Вятского округа от 19.04.2004 г. № А43-10420/2003-16-498).

Но Министерство финансов «подстраховало» себя, указав, что включение расходов на приобретение форменной одежды в состав материальных расходов возможно только в случае, если она передается в собственность работников (письмо Минфина РФ от 09.10.2006 г. № 03-03-04/4/156). При этом Минфин сознательно упускает тот факт, что затраты на приобретение форменной одежды учитываются в составе расходов на оплату труда для целей исчисления налога на прибыль.

В отношении НДФЛ действует следующая норма: налог исчисляется и уплачивается со стоимости выдаваемого каждому работнику комплекта форменной одежды, так как возникает доход, полученный в натуральной форме, согласно статье 211 Налогового кодекса. Налог исчисляется исходя из стоимости форменной одежды, по ставке 13 процентов. Ряд налоговых инспекций считает, что в указанном случае налог должен исчисляться по ставке 35 процентов. Однако такая позиция безосновательна, и для ее опровержения можно сослаться, помимо норм налогового законодательства, еще и на судебную практику, в частности, на постановление ФАС Волго-Вятского округа от 22.03.2004 г. № А43-8632/2003-11-372.

Пример 6

Организация приобрела для своих сотрудников 50 комплектов форменной одежды по цене 3 000 руб. за комплект. Форменная одежда была передана работникам в личное пользование. С каждого работника был удержан НДФЛ в сумме 390 руб. Сумма удержанного налога со всех работников составила 19 500 руб.

Если же организация передала сотруднику форменную одежду на условиях ее частичной оплаты, то обложению НДФЛ подлежит не оплачиваемая сотрудником часть ее стоимости.

Пример 7

Свернуть Показать

Организация приобрела для своих сотрудников 50 комплектов форменной одежды по цене 3 000 руб. за комплект. Форменная одежда была передана работникам в личное пользование на условиях 50%-й оплаты ее стоимости. С каждого работника будет удержан НДФЛ в сумме 195 руб., с оставшейся суммы в 1 500 руб. Сумма удержанного налога со всех работников составит 9 750 руб.

Наличие большого количества документов Минфина, казалось бы, не позволяет и отнести расходы в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, и не уплачивать налог на доходы физических лиц. Однако такая возможность имеется, и поможет в этом организациям сам Минфин.

Согласно письму Минфина от 09.02.2007 г. № 03-04-06-02/19 «в случае, если форменная одежда принадлежит организации и передается работникам в пользование , а после окончания срока службы сдается на склад для утилизации, то стоимость такой одежды не является доходом работника и не подлежит обложению налогом на доходы физических лиц» . Аналогичная позиция изложена и в письмах Минфина от 04.04.2007 г. № 03-03-06/1/214 и от 23.04.2007 г. № 03-04-06-01/128. Позиция Минфина подкрепляется нормами пункта 1 статьи 210 Налогового кодекса.

Таким образом, для того чтобы расходы на приобретение форменной одежды можно было отнести в состав расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, и одновременно не требовалось передавать ее в собственность работников с последствиями в виде уплаты НДФЛ и ЕСН, необходимо, чтобы форменная одежда выдавалась работникам во временное пользование, на период исполнения ими своих должностных обязанностей (в течение рабочего времени). В этом случае у работников не возникает экономической выгоды и налоговых последствий .

Для того чтобы организация могла реализовать такую возможность, необходимо осуществить следующие мероприятия.

Форменная одежда должна выдаваться только для осуществления производственной деятельности. Выдача одежды должна производиться строго в соответствии с нормами, установленными самой организацией.

Нормы и порядок выдачи спецодежды, а также обязанность организации ее выдавать должны быть закреплены в трудовом и коллективном договорах и во внутренних документах организации (технических порядках, положениях, нормах и т.п.). Из внутренних документов должно четко и однозначно следовать, что собственником форменной одежды является организация, а работникам она передается для эффективного исполнения ими своих должностных обязанностей, с последующим возвратом ее работодателю. Также необходимо приказом руководителя организации четко определить круг лиц, которым форменная одежда выдается. Во внутренних документах нужно установить срок носки всех категорий форменной одежды.

Передача форменной одежды должна быть оформлена документально. Факт получения форменной одежды должен быть зафиксирован в специальной ведомости, в которой сотрудник обязан расписаться в получении.

Наличие документального подтверждения факта передачи форменной одежды, кроме того, поможет обосновать и правомерность отнесения расходов на ее приобретение в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, так как в данном случае необходимо будет подтвердить производственный характер расходов.

Возврат форменной одежды должен быть документально оформлен. Факт ее сдачи на склад должен быть зафиксирован в специальной ведомости (так же, как и выдача).

Факт утилизации форменной одежды должен быть оформлен соответствующим актом, подписанным членами инвентаризационной комиссии, назначенной приказом руководителя организации.

Только при соблюдении всех вышеуказанных условий к организации не будут предъявлены обвинения в том, что она не исполнила обязанности налогового агента по уплате НДФЛ и ЕСН по перешедшей в постоянное личное пользование работников форменной одежде.

Ситуация с обложением передаваемой форменной одежды единым социальным налогом также неоднозначна. В соответствии с пунктом 1 статьи 236 Налогового кодекса объектом обложения ЕСН для организаций-налогоплательщиков признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые налогоплательщиком в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ (оказание услуг). Обложению ЕСН подлежит форменная одежда, выдаваемая работнику в соответствии с локальными нормативными актами и трудовым договором. Кроме того, в этом случае у организации также возникает обязанность по уплате страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и социальное страхование. Выдача форменной одежды в данном случае будет относиться к категории «системных выплат». Объект обложения ЕСН возникает в момент выдачи форменной одежды работнику.

Согласно письму Минфина от 09.02.2007 г. № 03-04-06-02/19 стоимость форменной одежды, передаваемой в пользование работникам на время исполнения ими своих должностных обязанностей, не признается выплатой по трудовому договору и не подлежит обложению ЕСН. Только при этом необходимо, чтобы обязанность работодателя обеспечить своих работников на время исполнения ими своих трудовых обязанностей была зафиксирована не только в локальных нормативных актах, но и в нормативных актах общефедерального значения.

Пример 8

Свернуть Показать

Гостиница категории «четыре звезды» приобрела форменную одежду для своих сотрудников на 300 000 руб. Сотрудникам гостиницы выдается специальная форменная одежда, которую они носят в течение своей рабочей смены. Данная обязанность работодателя зафиксирована как в трудовых договорах, так и в приказе Ростуризма РФ от 21.07.2005 г. № 86, согласно которому сотрудники гостиниц категории от «двух звезд» до «пяти звезд» должны быть обеспечены форменной одеждой. Следовательно, полученная форменная одежда не является выплатой по трудовому договору. У организации не возникает налоговых последствий.

Также не подлежит обложению ЕСН стоимость форменной одежды, выдаваемой работникам бесплатно или с частичной оплатой (подп. 11 п. 1 ст. 238 НК РФ). А согласно пункту 3 статьи 236 Налогового кодекса не подлежит обложению ЕСН и форменная одежда, выдаваемая работодателем по собственной инициативе, в случае если ее выдача не закреплена ни в трудовом договоре, ни в нормативных актах федерального уровня.

Следовательно, основным условием исчисления и уплаты ЕСН по форменной одежде, получаемой сотрудником, является факт ее передачи в собственность работнику, зафиксированный документально. Поэтому для избежания необходимости уплачивать единый социальный налог организация должна действовать по аналогии с налогом на доходы физических лиц в части документального оформления своих действий. Однако в данном случае важно помнить, что:

• наличие обязанности выдавать работникам форменную одежду должно быть закреплено в федеральных (отраслевых) нормативных актах;
• форменная одежда, выдаваемая работникам, должна выдаваться им на время исполнения должностных обязанностей, а не в постоянное личное владение.

Выдача одежды и уплата НДС

Как и в ситуации с «зарплатными» налогами, обязанность исчислить и уплатить НДС со спецодежды, выдаваемой работникам в обязательном порядке, у организации не возникает. Вопросы необходимости уплаты также возникают только по форменной одежде.

Если форменная одежда передается организацией работнику в его полную личную собственность, то передача подлежит обложению налогом на добавленную стоимость . При этом не имеет значения, передавалась ли она бесплатно либо за плату. Безвозмездная передача является объектом обложения НДС согласно подпункту 1 пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса, так как представляет собой реализацию. Именно такая позиция изложена и в письме Минфина РФ от 01.09.2005 г. № 03-04-11/218. Налоговая база по НДС будет определяться в соответствии со статьей 154 Налогового кодекса, то есть как ее рыночная стоимость.

Пример 9

Свернуть Показать

Организация приобрела для сотрудников форменную одежду на сумму 300 000 руб. Стоимость одного комплекта одежды составляет 3 000 руб. При безвозмездной его выдаче сотруднику начисляется НДС в сумме 540 руб.

В случае если форменная одежда выдается за плату, например, в размере 50% от стоимости, НДС составит 270 руб.

Суммы НДС, предъявленные организации в момент приобретения форменной одежды, принимаются к вычету на основании выставленных счетов-фактур и внутренних документов организации, подтверждающих принятие данных материальных запасов к учету и документов, подтверждающих факт выдачи форменной одежды работникам. Следует учитывать тот факт, что НДС принимается к вычету только в том случае, если стоимость приобретаемой форменной одежды включается в состав расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль.

Если же форменная одежда остается в собственности организации , то есть передается работникам только во временное пользование, она не подлежит обложению налогом на добавленную стоимость . В этом случае отсутствует факт реализации и суммы НДС нельзя будет принять к вычету.

Учет для целей налогообложения расходов на форменную одежду для сотрудников зависит от разных факторов, в том числе от:

• условий выдачи форменной одежды (в постоянное или во временное пользование);

• основания выдачи форменной одежды (по требованию законодательства или по инициативе организации);

• системы налогообложения, которую применяет организация.

НДФЛ

Стоимость форменной одежды, переданной человеку в личное пользование, не облагается НДФЛ лишь при условии, что одежда выдана:

• добровольцам, волонтерам по гражданско-правовым договорам на безвозмездное оказание услуг или выполнение работ;

• в рамках благотворительной деятельности или спортивных мероприятий.

Это установлено пунктом 3.2 статьи 217 Налогового кодекса.

В остальных случаях, когда одежда передается в постоянное личное пользование, НДФЛ нужно удержать. Связано это с тем, что в таком случае одежда представляет собой доход сотрудника, полученный в натуральной форме. Это следует из пункта 1 статьи 210 и подпункта 3 пункта 2 статьи 211 Налогового кодекса РФ. Подтверждает данный вывод письмо Минфина России от 9 февраля 2007 г. № 03-04-06-02/19.

Если одежда передается сотруднику во временное пользование, то НДФЛ удерживать не нужно. В этом случае форменная одежда принадлежит организации и выдается сотрудникам на время работы, а после окончания срока службы сдается обратно. В результате временного пользования одеждой сотрудник не получает дохода. Это следует из статей 41, 209 Налогового кодекса РФ и подтверждено письмами Минфина России от 9 февраля 2007 г. № 03-04-06-02/19, от 7 июня 2006 г. № 03-03-04/1/502.

Страховые взносы

Страховые взносы не начисляйте:

• если форменная одежда выдана в соответствии с законодательством и переходит в постоянное личное пользование сотрудникам. Данная операция освобождена от уплаты страховых взносов (п. 9 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, подп. 10 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ);

• если форменная одежда выдана во временное пользование сотрудникам. В этом случае отсутствует база для начисления страховых взносов (ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.

ОСНО: налог на прибыль

Расходы по выдаче форменной одежды учитывайте при расчете налога на прибыль в зависимости от условий ее выдачи.

Ситуация: как учесть при расчете налога на прибыль стоимость форменной одежды, переданной в постоянное личное пользование сотрудникам ?

Из письма Минфина России от 5 июля 2011 г. № 03-03-06/2/109 следует, что в целях налогообложения прибыли стоимость форменной одежды, переданной в постоянное личное пользование сотрудникам, нужно включать в состав расходов на оплату труда (п. 5 ст. 255 НК РФ).

При этом должны быть выполнены следующие условия:

• выдача форменной одежды экономически обоснованна (п. 1 ст. 252 НК РФ, письмо Минфина России от 1 ноября 2005 г. № 03-03-04/2/99);

• форменная одежда свидетельствует о принадлежности сотрудника к организации (п. 5 ст. 255 НК РФ, письма Минфина России от 2 апреля 2009 г. № 03-03-06/1/207, от 1 ноября 2005 г. № 03-03-04/2/99);

• выдача форменной одежды предусмотрена трудовым и (или) коллективным договором (п. 5 ст. 255 НК РФ);

• расходы на приобретение форменной одежды и передача ее в постоянное личное пользование сотрудникам документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

При соблюдении этих условий организация вправе уменьшить налогооблагаемую прибыль на всю стоимость форменной одежды. Если трудовым и (или) коллективным договором предусмотрено возмещение стоимости форменной одежды за счет сотрудника (т. е. ее продажа), то при расчете налога на прибыль можно учесть только ту часть расходов, которую он не компенсировал (п. 5 ст. 255 НК РФ).

Следует отметить, что в письме Минфина России от 9 февраля 2009 г. № 03-03-06/1/43 говорилось, что расходы на приобретение форменной одежды можно учесть не только в составе расходов на оплату труда (п. 5 ст. 255 НК РФ), но и в составе материальных расходов (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). Однако такой вариант допустим при условии, что выдача форменной одежды предусмотрена законодательством (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). Тогда организация вправе самостоятельно выбрать один из вариантов учета (п. 4 ст. 252 НК РФ).

• если стоимость одежды сотрудники не возмещают, то спишите в уменьшение налогооблагаемой прибыли всю сумму затрат на ее приобретение (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ);

• если сотрудники возмещают часть стоимости одежды, всю сумму затрат на ее приобретение отнесите на расходы, а часть, компенсируемую сотрудниками, включите в состав внереализационных доходов (подп. 3 п. 1 ст. 254, п. 3 ст. 250 НК РФ). При методе начисления увеличьте доходы в момент выдачи форменной одежды сотрудникам, при кассовом методе - после получения возмещения от них (подп. 4 п. 4 ст. 271, п. 2 ст. 273 НК РФ).

Расходы на выдачу форменной одежды при любом из вариантов учета (как расходы на оплату труда или как материальные расходы) спишите (начните списывать):

• при методе начисления - по мере передачи форменной одежды в постоянное личное пользование сотрудникам;

• при кассовом методе - по мере выдачи форменной одежды в постоянное личное пользование сотрудникам и оплаты ее стоимости поставщику.

Организация вправе самостоятельно определить порядок списания одежды с учетом срока ее использования и других экономических показателей. Например, единовременно или равномерно в течение нескольких отчетных периодов.

Такой порядок следует из положений пункта 5 статьи 255, подпункта 3 пункта 1 статьи 254, пунктов 1 и 4 статьи 272 и подпункта 1 пункта 3 статьи 273 Налогового кодекса РФ.

Совет : определение статьи затрат для учета расходов на приобретение форменной одежды важно:

• для формирования регистров налогового учета по расходам (ст. 313 и 314 НК РФ);

• для распределения затрат на оплату труда, если они включены организацией в состав прямых расходов (п. 1 ст. 318 НК РФ);

В составе амортизируемого имущества стоимость форменной одежды, переданной в постоянное личное пользование сотрудникам, учесть нельзя. Данные активы не соответствуют (срок использования организацией форменной одежды не превышает 12 месяцев). Это следует из пункта 1 статьи 256, пункта 1 статьи 257 Налогового кодекса РФ.

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль расходы на приобретение форменной одежды, переданной во временное пользование сотрудникам?

Да, можно.

При расчете налога на прибыль учитываются любые экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы, кроме расходов, прямо поименованных в статье 270 Налогового кодекса РФ. Это следует из положений пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

Кроме того, сумма расходов на приобретение форменной одежды и факт ее передачи сотрудникам должны быть документально подтверждены. Обосновать выдачу форменной одежды следует внутренними документами. Например, в Правилах трудового распорядка можно закрепить, что для поддержания положительного имиджа организации сотрудники, непосредственно контактирующие с клиентами (контрагентами), обязаны носить форменную одежду. Факт выдачи форменной одежды сотрудникам подтвердите первичными документами.

Что касается статьи расходов, по которой можно учесть затраты на приобретение форменной одежды, передаваемой во временное пользование сотрудникам, то их нужно учитывать в составе материальных расходов. То есть, несмотря на то что форменная одежда не является специальной, а ее выдача не предусмотрена законодательством, списывать такие расходы нужно на основании подпункта 3 пункта 1 статьи 254 Налогового кодекса РФ. Такое разъяснение содержится в письме Минфина России от 5 июля 2011 г. № 03-03-06/2/109.

Следует отметить, что ранее представители финансового и налогового ведомств придерживались иной позиции. Так, в письме Минфина России от 16 декабря 2008 г. № 03-03-06/2/169 говорилось, что такие затраты нужно учитывать в составе расходов на оплату труда (п. 5 ст. 255 НК РФ). К материальным расходам затраты на приобретение форменной одежды, передаваемой сотрудникам во временное пользование, не относятся. Свой вывод финансовое ведомство обосновывало положениями подпункта 3 пункта 1 статьи 254 Налогового кодекса РФ, согласно которым материальными расходами признаются затраты на приобретение специальной одежды и средств защиты, предусмотренных законодательством РФ. Поскольку форменная одежда специальной не является, а сотрудникам она выдается исключительно по инициативе организации, оснований для включения этих затрат в состав материальных расходов нет. В то же время признавая такие затраты экономически обоснованными, Минфин России рекомендовал учитывать их как расходы на оплату труда в соответствии с пунктом 5 статьи 255 Налогового кодекса РФ. Аналогичные разъяснения давали и представители налоговой службы (см., например, письма УФНС России по г. Москве от 27 декабря 2007 г. № 20-12/124753, от 5 июля 2007 г. № 20-12/064121).

Расходы на приобретение форменной одежды спишите:

• при методе начисления - по мере передачи форменной одежды во временное пользование сотрудникам;

• при кассовом методе - по мере выдачи форменной одежды во временное пользование сотрудникам при условии оплаты ее стоимости поставщику.

Такой порядок следует из положений пунктов 2 и 4 статьи 272 и подпункта 1 пункта 3 статьи 273 Налогового кодекса РФ.

Совет : организация может самостоятельно выбрать вариант учета форменной одежды (в составе материальных расходов или в составе расходов на оплату труда).

Поступить так позволяет пункт 4 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Здесь сказано, что в случае если затраты с равными основаниями могут быть отнесены одновременно к нескольким группам расходов, организация вправе самостоятельно определить, к какой именно группе их отнести.

При этом помните, что вариант учета стоимости форменной одежды в составе расходов на оплату труда можно выбрать, если ее выдача предусмотрена трудовым и (или) коллективным договором (п. 5 ст. 255 НК РФ).

Выбранный вариант учета форменной одежды следует закрепить в учетной политике для целей налогообложения.

Определение статьи затрат для учета расходов на приобретение форменной одежды важно:

• для формирования регистров налогового учета по расходам (ст. 313 и 314 НК РФ);

• для распределения затрат на оплату труда, если они включены организацией в состав прямых расходов (п. 1 ст. 318 НК РФ);

• для списания затрат на отдельные виды добровольного страхования сотрудников в уменьшение налогооблагаемой прибыли, поскольку лимит учета таких затрат зависит от размера расходов на оплату труда (п. 16 ст. 255 НК РФ).

В частности, если организация несет затраты на добровольное страхование сотрудников, то стоимость форменной одежды, передаваемой в постоянное личное пользование сотрудникам, целесообразно относить на расходы по оплате труда (п. 5 ст. 255 НК РФ). Если затраты на оплату труда включены организацией в прямые расходы, то стоимость форменной одежды лучше списывать по статье материальных расходов, не относящихся к производственной деятельности организации (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).

ОСНО: НДС

Передача форменной одежды во временное пользование, когда право собственности на нее сохраняется за организацией, НДС не облагается (п. 1 ст. 146 НК РФ).

Ситуация: можно ли принять к вычету входной НДС по форменной одежде, которая выдается сотрудникам во временное пользование? Организация применяет общую систему налогообложения.

Да, можно.

Основным условием для вычета входного НДС является связь расходов с деятельностью, облагаемой НДС. Это следует из пункта 2 статьи 171 Налогового кодекса РФ. Форменная одежда - это элемент престижа (деловой репутации) организации, который позволяет повысить интерес к ней со стороны клиентов. В свою очередь заинтересованность клиентов способствует увеличению объемов продаж, то есть увеличению количества налогооблагаемых операций. Кроме того, для некоторых категорий сотрудников ношение форменной одежды предусмотрено законодательством . Если требования законодательства не выполняются, организация не вправе вести хозяйственную деятельность (т. е. выполнять налогооблагаемые операции).

Из этого следует, что при соблюдении остальных условий, предусмотренных статьями 171 и 172 Налогового кодекса РФ, организация может принять к вычету входной НДС, предъявленный поставщиком (изготовителем) форменной одежды. Исключение из этого правила составляют случаи, когда:

• организация пользуется освобождением от уплаты НДС ;

• организация проводит только не облагаемые НДС операции.

В этих случаях входной НДС следует учитывать в стоимости форменной одежды. Это следует из пункта 2 статьи 170 Налогового кодекса РФ.

Не исключено, что при проверке налоговая инспекция не согласится с таким подходом. Арбитражной практики по этой проблеме пока нет.

Ситуация: нужно ли начислить НДС при передаче форменной одежды в собственность сотрудникам?

Да, нужно.

Передача форменной одежды в собственность сотрудникам признается реализацией. Значит, независимо от того, компенсируют сотрудники ее стоимость или нет, при выдаче форменной одежды НДС нужно начислить (п. 1 ст. 146, п. 3 ст. 164 НК РФ). Налог рассчитайте с рыночной стоимости по ставке 18 процентов (п. 2 ст. 154, п. 3 ст. 164 НК РФ). Об этом сказано в письме Минфина России от 22 апреля 2005 г. № 03-04-11/87. «Входной» НДС, предъявленный поставщиком при приобретении форменной одежды, примите к вычету (подп. 1 п. 2 ст. 171 НК РФ).

УСН

Налоговую базу организаций на упрощенке, которые платят единый налог с доходов, расходы на приобретение форменной одежды не уменьшают. Такие организации не учитывают никакие расходы (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Ситуация: как учесть при расчете единого налога при упрощенке стоимость форменной одежды, переданной в постоянное личное пользование сотрудникам? Организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами .

Учесть в составе расходов на оплату труда (при соблюдении определенных условий) либо в составе материальных затрат.

Позиция финансового ведомства высказана только в отношении учета данных затрат при расчете налога на прибыль. Однако разъяснения Минфина России можно распространить и на упрощенку, поскольку порядок учета форменной одежды на спецрежиме аналогичен ее учету при общей системе налогообложения (за исключением момента признания расходов в налоговой базе) (подп. 5 и 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16, п. 5 ст. 255, подп. 3 п. 1 ст. 254, подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Если организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами, то затраты на форменную одежду, переданную в собственность сотрудникам, уменьшают налоговую базу (как при расчете налога на прибыль). При этом должны быть выполнены следующие условия:

• выдача форменной одежды экономически обоснованна (п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК РФ, письмо Минфина России от 1 ноября 2005 г. № 03-03-04/2/99);

• форменная одежда свидетельствует о принадлежности сотрудника к организации (подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16, п. 5 ст. 255 НК РФ, письма Минфина России от 2 апреля 2009 г. № 03-03-06/1/207, от 1 ноября 2005 г. № 03-03-04/2/99);

• выдача форменной одежды предусмотрена трудовым и (или) коллективным договором (подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16, п. 5 ст. 255 НК РФ);

• расходы на приобретение форменной одежды и передача ее в постоянное личное пользование сотрудникам документально подтверждены (п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК РФ).

При соблюдении этих условий организация вправе учесть при расчете единого налога всю стоимость форменной одежды. Если трудовым и (или) коллективным договором предусмотрено возмещение стоимости форменной одежды за счет сотрудника (т. е. ее продажа), то при расчете единого налога можно учесть только ту часть расходов, которую он не компенсировал (подп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16 и п. 5 ст. 255 НК РФ).

Следует отметить, что в письме Минфина России от 9 февраля 2009 г. № 03-03-06/1/43 говорилось, что расходы на приобретение форменной одежды можно учесть не только в составе расходов на оплату труда (подп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16 и п. 5 ст. 255 НК РФ), но и в составе материальных расходов (подп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16 и подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). Однако такой вариант допустим при условии, что выдача форменной одежды предусмотрена законодательством (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Порядок учета форменной одежды в составе материальных затрат следующий:

• если стоимость одежды сотрудники не возмещают, то спишите в уменьшение налоговой базы всю сумму затрат на ее приобретение (подп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16 и подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ);

• если сотрудники возмещают часть стоимости одежды, всю сумму затрат на ее приобретение отнесите на расходы, а часть, компенсируемую сотрудниками, включите в состав внереализационных доходов (подп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16, подп. 3 п. 1 ст. 254, п. 1 ст. 346.15, п. 3 ст. 250 НК РФ). Доходы увеличьте после получения возмещения от сотрудников за выданную им одежду (п. 1 ст. 346.17 НК РФ).

Расходы на выдачу форменной одежды при любом варианте учета (как расходы на оплату труда или как материальные расходы) спишите (начните списывать) по мере выдачи форменной одежды сотрудникам и оплаты ее стоимости поставщику. Ведь организация вправе самостоятельно определить порядок списания одежды с учетом срока ее использования и других экономических показателей. Например, единовременно или равномерно в течение нескольких отчетных периодов (подп. 5 и 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16, п. 5 ст. 255, подп. 3 п. 1 ст. 254, п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Совет : при расчете единого налога определиться с порядком учета стоимости форменной одежды, переданной в постоянное личное пользование сотрудникам в соответствии с требованиями законодательства, важно, в частности, для проверки лимита доходов, дающего право на применения упрощенки .

Поскольку данный показатель рассчитывается по итогам каждого отчетного (налогового) периода, в том числе с учетом суммы внереализационных доходов (п. 1 ст. 346.15, ст. 250 НК РФ). Поэтому, если часть стоимости форменной одежды сотрудники компенсируют организации, вести учет ее стоимости целесообразно по статье расходов на оплату труда (без отражения в составе материальных затрат и внереализационных доходов) (подп. 5 и 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16, п. 5 ст. 255, подп. 3 п. 1 ст. 254, п. 1 ст. 346.15, п. 3 ст. 250 НК РФ).

В составе расходов на приобретение основных средств стоимость форменной одежды, переданной в собственность сотрудникам, учесть нельзя. Данные активы не соответствуют критериям амортизируемого имущества в целях расчета налога на прибыль (срок использования организацией форменной одежды не превышает 12 месяцев). Это следует из пункта 4 статьи 346.16, пункта 1 статьи 256, пункта 1 статьи 257 Налогового кодекса РФ.

Ситуация: можно ли учесть при расчете единого налога расходы на приобретение форменной одежды, переданной во временное пользование сотрудникам? Организация применяет упрощенку и платит единый налог с разницы между доходами и расходами.

Да, можно.

При расчете единого налога с разницы между доходами и расходами учитываются экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы, поименованные в пункте 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ, в том числе материальные расходы (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ) и расходы на оплату труда (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). При этом и материальные расходы и расходы на оплату труда при расчете единого налога признаются в том же порядке, что и при расчете налога на прибыль кассовым методом (п. 2 ст. 346.16, подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Форменная одежда - это элемент престижа (деловой репутации) организации, который позволяет повысить к ней интерес со стороны клиентов. В свою очередь заинтересованность клиентов способствует увеличению объемов продаж, расширению рынка сбыта и в конечном счете увеличению прибыли. Таким образом, расходы на приобретение форменной одежды можно рассматривать как затраты, связанные с деятельностью, направленной на получение доходов, и квалифицировать их как экономически обоснованные (п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого форменная одежда должна свидетельствовать о принадлежности сотрудника к конкретной организации (письма Минфина России от 2 апреля 2009 г. № 03-03-06/1/207, от 1 ноября 2005 г. № 03-03-04/2/99).

Кроме того, сумма расходов на приобретение форменной одежды и факт ее передачи сотрудникам должны быть документально подтверждены. Обосновать выдачу форменной одежды следует внутренними документами. Например, в Правилах трудового распорядка можно закрепить, что для поддержания положительного имиджа организации сотрудники, непосредственно контактирующие с клиентами (контрагентами), обязаны носить форменную одежду. Кроме того, в трудовых договорах или в коллективном договоре необходимо предусмотреть обязанность организации обеспечить сотрудников форменной одеждой. Факт выдачи форменной одежды сотрудникам подтвердите первичными документами.

Что касается статьи расходов, по которой можно учесть затраты на приобретение форменной одежды, передаваемой во временное пользование сотрудникам, то их нужно учитывать в составе материальных расходов. То есть, несмотря на то что форменная одежда не является специальной, а ее выдача не предусмотрена законодательством, списывать такие расходы нужно на основании подпункта 3 пункта 1 статьи 254 Налогового кодекса РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Такое разъяснение содержится в письме Минфина России от 19 июля 2012 г. № 03-11-06/2/87.

ЕНВД

Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы по ЕНВД расходы на приобретение (изготовление) форменной одежды не влияют.

ОСНО и ЕНВД

Расходы по выдаче форменной одежды сотрудникам учитывайте по правилам того режима налогообложения, который применяется для деятельности, в которой занят сотрудник.

Организация может выдать форменную одежду сотрудникам, которые одновременно заняты в деятельности организации, облагаемой ЕНВД, и деятельности, с которой организация платит налоги по общей системе налогообложения. В этом случае сумму расходов нужно распределить .

Такой порядок установлен пунктом 9 статьи 274 и пунктом 7 статьи 346.26 Налогового кодекса РФ.

Ситуация: как учесть выдачу форменной одежды сотруднику, занятому в деятельности на ОСНО и ЕНВД? Одежда выдана, когда сотрудник был занят в деятельности на ОСНО .

Если организация выдает форменную одежду сотрудникам в постоянное пользование (с переходом права собственности), то данные расходы могут уменьшать налогооблагаемую прибыль. Расходы на выдачу форменной одежды во временное пользование также можно учесть при расчете налога на прибыль.

При этом при переводе сотрудника расходы, ранее признанные при расчете налога на прибыль, не корректируются. Это связано с тем, что еще до перевода стоимость форменной одежды в налоговом учете списана (ст. 272, п. 3 ст. 273 НК РФ).

В связи с тем что форменную одежду, приобретенную для использования в облагаемых НДС операциях, организация стала использовать в деятельности на ЕНВД, ранее принятый к вычету НДС восстановите (подп. 2 п. 3 ст. 170 НК РФ). Подробнее о восстановлении НДС см. Как восстановить входной НДС . При этом, если организация использует такое имущество одновременно в деятельности на общей системе налогообложения и в деятельности на ЕНВД, полученную сумму НДС к восстановлению распределите пропорционально доле операций, не облагаемых НДС, в общей стоимости товаров (работ, услуг, имущественных прав), отгруженных за налоговый период. К восстановлению примите сумму НДС, приходящуюся на долю операций, не облагаемых этим налогом. Такой порядок предусмотрен пунктами 4, 4.1 статьи 170 Налогового кодекса РФ.

Подтверждает такую позицию и налоговая служба (письмо ФНС России от 2 мая 2006 г. № ШТ-6-03/462).

Организация или ИП, выплачивая доход работнику, в общем случае должны удержать НДФЛ. Ведь работодатель признается в этом случае (п. 1 ст. 226 НК РФ). А облагаются ли налогом подарки, выдаваемые сотрудникам в денежной или натуральной форме? Об обложении подарков НДФЛ в 2017 году расскажем в нашей консультации.

Подарок облагается НДФЛ?

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, которые получены им как в денежной, так и натуральной форме (п. 1 ст. 210 НК РФ). Соответственно, по общему правилу подарки облагаются НДФЛ. Вопрос будет только в том, со всей ли стоимости подарка необходимо удержать налог.

Какая сумма подарка не облагается НДФЛ

НК РФ освобождает от налогообложения подарки, полученные физлицами от организаций и ИП, если стоимость таких подарков суммарно в течение календарного года не превышает 4 000 рублей (п. 28 ст. 217 НК РФ).

Однако для отдельных категорий физлиц стоимость подарков за год может достигать 10 000 рублей и все равно освобождаться от налогообложения. Речь идет, в частности, о таких лицах, как (п. 33 ст. 217 НК РФ):

• ветераны или инвалиды ВОВ;
• вдовы военнослужащих, погибших в период ВОВ;
• вдовы умерших инвалидов ВОВ;
• труженики тыла;
• бывшие узники нацистских концлагерей.

Работодатель должен вести персонифицированный учет доходов в виде подарков, полученных от такого работодателя физлицами. Ведь только при наличии учета в разрезе физлиц-получателей дохода работодатель сможет проконтролировать превышение стоимости выданных подарков над необлагаемой величиной.

НДФЛ с подарка сотруднику в 2017 году: ставки

НДФЛ с подарка исчисляется в зависимости от того, является или нет одаряемый . Ведь подарки налоговым резидентам РФ облагаются по ставке 13%, а нерезидентам - по ставке 30% (п.п. 1, 3 ст. 224 НК РФ).

НДФЛ и подарок от организации: оформляем документально

Чтобы подтвердить право уменьшить стоимость подарка на необлагаемую сумму, необходимо документально подтвердить факт дарения. Например, подписать с работником соответствующий договор (Письмо Минфина от 12.08.2014 № 03-04-06/40051). Напомним, что письменный договор дарения обязателен, если стоимость подарка превышает 3 000 рублей (п. 2 ст. 574 ГК РФ).

Кроме того, если работник или бывший работник относится к льготной категории, для которой не облагаемый НДФЛ доход составляет 10 000 рублей, работодателю необходимо получить копии документов, подтверждающих особый статус физлица.

Как и когда удержать НДФЛ с подарка работнику

НДФЛ с подарка по общему правилу должен быть удержан работодателем непосредственно из дохода при его выплате и перечислен не позднее рабочего дня, следующего за днем выплаты дохода (п. 4 ст. 226 , п. 6 ст. 226 НК РФ). Вопросов не возникает, если подарок выдается деньгами.

Если же подарок выдается в натуральной форме, то удержать НДФЛ нужно из ближайшей денежной выплаты, соблюдя при этом требование о том, чтобы удерживаемый налог не превысил 50% выплачиваемого дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ).

В том случае, когда денежные выплаты сотруднику не планируются, а также когда НДФЛ так и не был удержан до конца календарного года, работодатель должен не позднее 1 марта следующего года сообщить такому физлицу, а также в свою налоговую инспекцию о невозможности удержать НДФЛ, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного НДФЛ (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Сообщение оформляется в виде справки 2-НДФЛ (Приказ ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/[email protected]).

А какой для подарка код дохода НДФЛ будет в этой справке? В общем случае для подарков установлен код 2720. Но при выдаче подарков ветеранам или инвалидам ВОВ, труженикам тыла и иным категориям лиц, перечисленным в п. 33 ст. 217 НК РФ , в справке 2-НДФЛ указывается код дохода 2790 (

Учет стоимости выданной форменной одежды в расходах, начисление зарплатных налогов, НДС зависит от того, на каком основании ее выдают. Мы систематизировали весь спектр вопросов-ответов по этой проблеме.

Одежда, которая свидетельствует о принадлежности работника к конкретной компании, признается форменной (письмо Минфина России от 01.11.05 № 03-03-04/2/99). Такая одежда, по мнению специалистов Минфина, должна содержать логотип, символику компании, иметь единую цветовую гамму.

Чтобы без проблем учесть расходы на такую одежду, надо выполнить два условия. Во-первых, предусмотреть выдачу форменной одежды в трудовом договоре (письмо Минфина России от 01.11.05 № 03-03-04/2/99). Во-вторых, стоимость форменной одежды, которая передается работникам бесплатно (с частичной оплатой), уменьшает налогооблагаемую прибыль только если сотрудники получают ее, как сказано в Налоговом кодексе, в «постоянное личное пользование». Иначе говоря, в собственность (п. 5 ст. 255 НК РФ, письмо Минфина России от 07.06.06 № 03-03-04/ 1/502). Как пояснили «УНП» специалисты управления администрирования налога на прибыль ФНС России, если одежду ежедневно сдают ответственном лицу или работник обязан ее вернуть при увольнении, пользование является временным. В этом случае стоимость одежды нельзя отнести на расходы.

Какие налоги надо начислить при передаче форменной и специальной одежды

Вид одежды	Уменьшает ли налогооблагаемую прибыль?	Нужно ли облагать ЕСН?	Нужно ли удерживать НДФЛ со стоимости одежды?		Нужно ли облагать взносами на страхование от несчастных случаев?
Форменная одежда передается в собственность работника, это предусмотрено трудовым или коллективным договором	Да, в составе расходов на оплату труда (письмо Минфина России от 07.06.06№03-03-04/1/502)	Да, так как стоимость одежды включается в оплату труда (ст.236 НК РФ)	Да, так как признается доходом, полученным в натуральной форме (письмо Минфина России от 09.02.07 №03-04-06-02/19)	Нужно ли начислить НДС при передаче одежды?	Да, так как является частью оплаты труда (п.3 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 №184)
Форменная одежда передается в собственность работника, но в трудовом договоре это не предусмотрено	Нет, не уменьшает (п.16 ст.270 НК РФ,письмо Минфина России от 01.11.05 №03-03-04/2/99)	Нет, не нужно (подп.11 п.1 ст.238, п.3 ст.236 НК РФ)	Да, нужно (письмо Минфина России от 09.02.07 №03-04-06-02/19)	Да, так как переход права собственности является реализацией для целей НДС (ст.39, подп.1п.1 ст.146 НК РФ)	Нет, так как не является оплатой труда*
Форменная одежда не передается в собственность работника	Нет, не уменьшает (письма Минфина России от 07.06.06 №03-03-04/1/502, от 25.06.07 № 03-03-06/1/394)	Нет, так как не уменьшает налог на прибыль (п.3 ст.236 НК РФ)	Нет, не нужно (письма Минфина России от 09.02.07 №03-04-06-02/19,от 07.06.06 №03-03-04/1/502)	Нет, так как нет перехода права собственности**	Нет, так как это не оплата труда

* Данный вопрос является спорным. С одной стороны, форменная одежда, не предусмотренная трудовым договором, не связана с оплатой труда, а потому не должна облагаться взносами на страхование от несчастных случаев. С другой стороны, налоговики считают, что взносы начисляются на любые выплаты в пользу работников, не указанные в Перечне выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации (утвержден постановлением Правительства РФ от 07.07.99 № 765).

** Специалисты Минфина России заявили нам, что в этом случае компания не может предъявить вычет по расходам на приобретение такой одежды. Якобы она использована для целей, не облагаемых НДС. C этим можно поспорить, поскольку одежда выдается сотрудникам для выполнения трудовых обязанностей в деятельности, облагаемой НДС. Однако официальных разъяснений пока нет.

Моментальный совет. Можно/нельзя, опасно/безопасно

МОЖНО УЧЕСТЬ В РАСХОДАХ УБЫТКИ ОТ ХИЩЕНИЯ, ЕСЛИ ВИНОВНЫЕ НЕ НАЙДЕНЫ

Компания может учесть в налоговом учете убытки от хищения в том отчетном периоде, в котором следственные органы официально признали, что виновных найти не удалось. Из подпункта 5 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса следует, что для списания расходов требуется акт уполномоченного госоргана, подтверждающий, что виновные не найдены. Таким актом, в частности, является постановление следователя о приостановлении предварительного следствия (подп. 1 п. 1 ст. 208 Уголовнопроцессуального кодекса, письмо Минфина России от 02.05.06 № 03-03-04/1/412).

МОЖНО НАЧИСЛЯТЬ АМОРТИЗАЦИЮ ПО ОС, КОТОРОЕ НЕ ИСПОЛЬЗУЕТСЯ

Нужно только обосновать причину простоя. Например, компания временно не использует машину из-за ее ремонта или увольнения водителя. Если период простоя укладывается в разумные сроки, можно спокойно амортизировать автомобиль и относить амортизацию на расходы (п. 1 ст. 252 НК РФ, письма Минфина России от 21.04.06 № 03-03-04/1/367 и от 06.05.05 № 03-03-01-04/1/236). Проблемы при проверке возможны только если машина не используется долго, настолько, что объяснение простоя технологическими причинами будет выглядеть неубедительно.

ОПАСНО ПРИНИМАТЬ СЧЕТ-ФАКТУРУ ОТ ФИЛИАЛА, ЕСЛИ В НЕМ УКАЗАН КПП ГОЛОВНОЙ КОМПАНИИ

Инспекторы скорее всего откажут в вычете по такому счету-фактуре. Чиновники считают, что в строке 2б счета-фактуры, выставленного подразделением, обязательно должен стоять его КПП (см. письма Минфина России от 04.05.06 № 03-04-09/08 и ФНС России от 19.10.05 № ММ-6-03/[email protected]). Правда, имеется шанс защитить вычет в суде - есть примеры, когда судьи признавали законным вычет НДС при отсутствии КПП подразделения (например, постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 03.05.06 № Ф04-1539/2006 (21761-А75-31)).

БЕЗОПАСНО РАЗДЕЛИТЬ ВЫПЛАТЫ В ДОГОВОРЕ АРЕНДЫ АВТОМОБИЛЯ С ЭКИПАЖЕМ

Этот вид договора объединяет в себе два вида обязательств - предоставление в аренду имущества и оказание услуг по управлению автомобилем. В отличие от арендной платы услуги по управлению автомобилем облагаются ЕСН (п. 1 ст. 236 НК РФ). Чтобы у инспектора не было оснований начислить ЕСН на всю сумму по договору, в тексте нужно отдельно указать вознаграждение, отдельно - арендную плату. При таких условиях налоговики не вправе предъявлять претензии (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 19.06.06 № А56-31412/2005).

Мы неоднократно поднимали вопросы, связанные с обеспечением сотрудников аптеки специальной одеждой за счет работодателя, с соблюдением установленных правил при их выдаче, в учете, с порядком учета затрат на их приобретение в налоговом и бухгалтерском учете, а также с необходимостью исчисления страховых взносов со стоимости форменной одежды аптечных работников (см. консультации О.П. Гришиной «Специальная одежда для персонала аптеки», «Страховые взносы со стоимости форменной одежды»).

Целесообразным видится рассмотрение вопроса об обложении НДФЛ стоимости выдаваемой работникам спецодежды, тем более что компетентные органы недавно выпустили разъяснения на этот счет.

Пунктом 3 ст. 217 НК РФ определено, что все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ) не подлежат обложению (освобождаются от обложения) НДФЛ. В данной норме конкретизирован перечень вышеназванных видов компенсаций. К ним относятся выплаты, связанные, в частности:

с возмещением вреда, причиненного увечьем или иным повреждением здоровья;

с оплатой стоимости и (или) выдачей полагающегося натурального довольствия, а также с выплатой денежных средств взамен этого довольствия;

с увольнением работников, за некоторым исключением.

О компенсационных выплатах

Как указал Президиум ВАС в Обзоре судебной практики Верховного суда Российской Федерации № 1 (2016) от 13.04.2016, в Налоговом кодексе нет определения понятия «компенсационные выплаты». Между тем согласно п. 1 ст. 11 НК РФ институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства РФ, используемые в данном кодексе, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства, если иное не предусмотрено названным кодексом. В статье 164 ТК РФ содержатся понятия гарантий и компенсаций, применяемые в трудовом законодательстве. Гарантии определены как средства, способы и условия, с помощью которых обеспечивается осуществление предоставленных работникам прав в области социально-трудовых отношений. Компенсации – это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных предусмотренных Трудовым кодексом или другими федеральными законами обязанностей.

Из приведенных положений ст. 164 ТК РФ и п. 3 ст. 217 НК РФ следует: не подлежат обложению НДФЛ доходы работника, получаемые в качестве возмещения тех затрат, которые понесены им в связи с выполнением трудовых обязанностей , то есть компенсационные выплаты.

О выдаваемой работникам аптеки спецодежде и ее стоимости

В силу ст. 221 ТК РФ на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением, работникам должны бесплатно выдаваться прошедшие обязательную сертификацию или декларирование соответствия специальная одежда, специальная обувь и другие средства индивидуальной защиты, а также смывающие и (или) обезвреживающие средства согласно типовым нормам, которые устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ. Работодатель за счет своих средств обязан в соответствии с установленными нормами обеспечивать своевременную выдачу специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты, а также их хранение, стирку, сушку, ремонт и замену.

Для справки: Статьей 209 ТК РФ установлено, что к средствам индивидуальной защиты относятся технические средства, используемые для предотвращения или уменьшения воздействия на работников вредных и (или) опасных производственных факторов и для защиты от загрязнения.

Что касается аптек, Приказом Минздрава СССР от 29.01.1988 № 65 «О введении Отраслевых норм бесплатной выдачи спецодежды, спецобуви и других средств индивидуальной защиты, а также норм санитарной одежды и санитарной обуви» для работников аптечных учреждений установлены действующие до настоящего времени нормы выдачи санитарной одежды и санитарной обуви. Согласно этим нормам названные одежда и обувь являются собственностью аптечной организации и выдаются работникам бесплатно на время работы .

Как следует из разд. 2 «Термины и определения» Инструкции по санитарному режиму аптечных организаций (аптек), основным предназначением санитарной одежды работников аптек является защита медикаментов, материалов и готовой продукции аптеки от дополнительных микробиологических и других загрязнений, выделяемых персоналом. Иными словами, санитарная одежда должна закрыть доступ загрязняющей среды к таблеткам, микстурам и прочим лекарственным средствам.

Как можно заметить, в перечне компенсационных выплат, установленном п. 3 ст. 217 НК РФ, не содержится такой вид компенсаций, как выдача работникам спецодежды. Соответственно, нельзя определенно сказать, облагается ли ее стоимость НДФЛ.

При этом в силу п. 1 ст. 210 НК РФ при определении базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, которые получены им как в денежной, так и в натуральной форме или право на распоряжение которыми у него возникло. Доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая на основании гл. 23 НК РФ (ст. 41 НК РФ).

Согласно официальной позиции стоимость специальной одежды и обуви не является объектом обложения НДФЛ при условии, что они выдаются для производственной деятельности и не переходят в собственность работников. Минфин в Письме от 16.01.2017 № 03-04-06/1222 указал на обязанность работодателя обеспечивать работников средствами, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей, установленную ст. 22 ТК РФ. Ведомство разъясняет, что если специальная одежда и обувь выдаются сотрудникам организации только для осуществления производственной деятельности и не переходят в их собственность, то стоимость указанных специальной одежды и обуви не может быть признана экономической выгодой (доходом) сотрудников и, соответственно, являться объектом обложения НДФЛ.

Компенсация работникам стоимости самостоятельно приобретенных СИЗ также не облагается НДФЛ в силу п. 3 ст. 217 НК РФ (Письмо Минфина России от 31.08.2009 № 03-04-06-01/226).

Заметим, что Минфин не в первый раз высказывает подобное мнение. Так, в более раннем письме чиновники сделали аналогичный вышеназванному вывод о стоимости спецодежды, выдаваемой работникам аптек по установленным организацией нормам, которая, не являясь экономической выгодой (доходом) работника, не облагается НДФЛ (Письмо от 04.04.2007 № 03-03-06/1/214). Впоследствии данная позиция была подтверждена Письмом от 08.08.2012 № 03-04-06/9-227.